دليلك إلى اختيار نظام لإدارة الاتصالات الإدارية

تعد الحكومة الرقمية جزءًا أساسيًا من رؤية المملكة 2030، حيث تهدف الرؤية إلى تحويل المملكة إلى مجتمع رقمي متطور وفعال. وترتكز الحكومة الرقمية في جوهرها على إحداث التعاون السلس بين الإدارات الحكومية، والشركاء، والمعنيين (أصحاب المصلحة) من خلال التوظيف الأمثل لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، الذي أصبح مطلبا أساسيا لتحقيق التحول الرقمي، وتحقيق الحكومة الرقمية.

تُنتج الجهات الحكومية وشبه الحكومية كميات هائلة من البيانات يوميًا، سواءً كانت رقمية أو ورقية. وقد يصعب تتبع هذه المستندات. وقد توصلت بعض الدراسات إلى أن سوء إدارة الوثائق يقلل من إنتاجية المؤسسات بنسبة أكثر من ٢٠%.

الحل؟ تحتاج المؤسسات إلى نظام إلكتروني لإدارة الوثائق لتتبع مستنداتها المهمة، مما يُعزز الإنتاجية ويضمن الالتزام باللوائح.

في هذه المقالة، سنتناول معنى نظام إدارة الوثائق، وأهميته، وكيفية إنشاء منظومة لإدارة الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية.

 

ما هي إدارة الوثائق؟

حسب تعريف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، تعرف "الوثائق" بأنها هي أوعية المعلومات التي تنتجها أو تستقبلها الأجهزة الحكومية لأغراض معينة، ولا يزال العمل الرسمي في حاجة إليها. أما "المحفوظات" فهي أوعية المعلومات التي تنتجها أو تستقبلها الأجهزة الحكومية لأغراض معينة، وانتهت قيمتها العملية (الإدارية) وثبت لها قيمة ثقافية تستدعي حفظها حفظا دائما.

ومن الأمثلة على ذلك الوثائق المالية، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، ومذكرات العرض، والخطابات الصادرة والواردة، ورسائل البريد الإلكتروني، ... وغيرها.

تشمل عملية إدارة الوثائق، إنشاء الوثائق وصيانتها واستخدامها والتخلص منها. وتهدف إلى ضمان إمكانية الوصول إليها لدعم قرارات العمل والحفاظ عليها بما يتوافق مع التشريعات واللوائح.

 

ما هو الفرق بين إدارة الوثائق وإدارة المستندات؟

الفرق الرئيسي بين المستندات Documents والوثائق Records هو أن "المستندات" قابلة للتغيير، ولكن "الوثائق" ليست كذلك. فعلى سبيل المثال، تتغير الفاتورة أثناء العمل عليها، ولكن بمجرد اكتمالها، تصبح "وثيقة" مع ذلك، ليس كل نوع من المستندات يصبح وثيقة.

يتولى نظام إدارة المستندات (DMS) تخزين المستندات وتعديلها ومشاركتها. بينما يقوم نظام إدارة الوثائق بحفظ الوثائق وفقًا لسياسات مُعتمدة. لذلك تعتبر نظم إدارة الوثائق هي نظما فرعية من نظم إدارة المستندات، ويشمل ذلك إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية على حد سواء.

 

دورة حياة إدارة الوثائق

يشير هذا المصطلح إلى جميع المراحل التي تمر بها الوثيقة، منذ إنشائها إلى التخلص منها. ووفقًا للمعايير العالمية في إدارة الوثائق، تمر الوثيقة بأربع مراحل رئيسية:

· مرحلة الإنشاء

· مرحلة الاستخدام النشط

· مرحلة الاستخدام غير النشط

· مرحلة المصير النهائي (الإتلاف أو الحفظ الدائم)

 

1. مرحلة الإنشاء

تبدأ مرحلة الإنشاء فور استلام أو إنشاء الوثيقة. إذا كان إنشاء "الوثائق" داخليًا، فعليك التأكد من اكتمالها ودقتها. تتضمن هذه المرحلة تخزين جميع الوثائق في المكان الصحيح (ماديًا أو إلكترونيًا). ومن الضروري أيضًا توفير مستوى أمان مناسب.

2. مرحلة الاستخدام النشط

تتضمن مرحلة الاستخدام النشط استخدام الوثائق ومشاركتها واسترجاعها وإحالتها. يجب في هذه المرحلة الحفاظ على سلامة الوثيقة وإتاحتها لعمليات العمل الحالية. بعض الوثائق لها عمر نشط قصير، مثل مسيرات الرواتب، بينما بعضها الآخر له عمر نشط طويل مثل ملفات الموظفين، وملفات المشروعات.

 

3. مرحلة الاستخدام غير النشط

تبدأ مرحلة الاستخدام غير النشط عندما يتوقف استخدام الوثائق أو يقل بشكل كبير، ومع ذلك يكون حفظها مطلوبا لأسباب قانونية أو غيرها. يجب عليك تحديد الوثائق التي لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بها في المكتب أو الأنظمة المشتركة. يمكنك بعد ذلك نقلها إلى مراكز تخزين الوثائق غير النشطة سواء في موقع العمل أو خارجه.

4. مرحلة المصير النهائي

المرحلة الأخيرة من عمر أي وثيقة هي مرحلة المصير النهائي، والتي تعني إما إتلاف الوثيقة أو حفظها حفظا دائما. قد يشمل التخلص من الوثائق حذف الوثائق الرقمية، أو إتلاف الوثائق المادية، أو أرشفتها. إذا كان التخلص من الوثائق يتضمن إتلافًا، فيجب عليك الحصول على الأذونات اللازمة أولًا.

 

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

في عام 2020، كان السوق العالمي لأنظمة إدارة الوثائق3.9 مليار دولار، وقد يصل هذا المبلغ إلى 8.8 مليار دولار بحلول عام 2027. باستخدام هذه الأنظمة، يمكنك إدارة الوثائق وتخزينها بأمان مع الحفاظ على إمكانية الوصول إليها. قد تكون أنظمة إدارة الوثائق رقمية كليًا أو جزئيًا. ولكن كلاهما يتضمن استخدام ماسحات ضوئية للمستندات لمسح الوثائق المادية.

يذكر 86% من الموظفين إنهم يواجهون تحديات عند البحث عن المعلومات. يمكن أن يساعد نظام إدارة الوثائق في حفظ وثائق الجهة، مع إمكانية إضافة بيانات وصفية وعلامات. تأتي هذه البرامج أيضا مزودة بميزة أمان ومصادقة وصول مدمجة.

 

أنواع برامج إدارة الوثائق

من حيث أسلوب التخزين، يوجد نوعان رئيسيان من برامج إدارة الوثائق:

- التخزين المحلي

- التخزين السحابي.

ويوفر النوعان نفس الميزات، لكنهما يختلفان في كيفية تخزين البيانات وصيانتها.

 

أنظمة إدارة الوثائق (التخزين المحلي)

يتم استضافة أنظمة إدارة الوثائق المحلية في الخوادم ومرافق التخزين الخاصة بالجهة.

· الإيجابيات : ستتحكم في بياناتك، ولن تعتمد على اتصالك بالإنترنت للوصول إلى سجلاتك. كما لن تضطر لدفع رسوم لمزود نظام خارجي.

· السلبيات : قد لا تكون الأنظمة المحلية مناسبة للشركات الصغيرة نظرًا لتكاليفها الباهظة. سيتعين عليك الاحتفاظ بنسخ احتياطية لبياناتك، وستكون مسؤولاً عن أمن الوثائق وصيانتها.

 

أنظمة إدارة الوثائق (التخزين السحابي)

تُستضاف الأنظمة السحابية عبر الإنترنت من قِبل مُزوّد برامج مقابل رسوم شهرية أو سنوية. تختلف التكلفة باختلاف المُزوّد وعدد ونوع الميزات التي تحتاجها.

· الإيجابيات : لا توجد تكاليف مسبقة، ولن تحتاج إلى إجراء صيانة داخلية. سيتولى مزود الخدمة مسؤولية الأمان، ويمكنك الوصول إلى سجلاتك من أي مكان طالما يتوفر اتصال بالإنترنت.

· السلبيات : معظم الأنظمة السحابية لديها سعة تخزين محدودة. في حال انقطاع الإنترنت أو واجه مزود الخدمة مشكلة، لن تتمكن من الوصول إلى بياناتك. إضافةً إلى ذلك، قد تكون تكلفة الاشتراك باهظة إذا كنت بحاجة إلى العديد من الميزات.

 

مواصفات برامج إدارة الوثائق

عند اختيار برنامج لإدارة الوثائق، يجب عليك البحث عن مواصفات مثل:

· البحث بالكلمات الدلالية: سيستفيد الكثير من العاملين من إمكانية البحث عن الوثائق من مكان واحد. لذا، أنت بحاجة إلى نظام يتيح لك البحث عن الوثائق بناءً على الكلمات المفتاحية أو الوسوم.

· الوصول المتدرج : يجب أن يكون للنظام مستويات تصنيف مختلفة، مثل "عام" أو "سري"، مع صلاحيات وصول مقابلة. بهذه الطريقة، لا يمكن الوصول إلى الوثائق إلا للموظفين المصرح لهم.

· الوصول عبر الهاتف المحمول : لا يستطيع 43% من الموظفين الوصول إلى سجلات الشركة عبر الهاتف المحمول. ولكن نظرًا لاستخدام الكثير من الأشخاص هواتفهم، يُعدّ وجود نظام يتيح الوصول عبر الهاتف المحمول أمرًا ضروريًا.

· تكاملات البرامج : من المفيد أيضًا أن تتمكن من دمج إدارة الوثائق في أنظمة الأعمال مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو نظام تخطيط الموارد الحكومية GRP .

· توافق الماسح الضوئي : تأكد من أن البرنامج متوافق مع ماسحات المستندات لديك.

 

فوائد نظام إدارة الوثائق

تتيح لك أنظمة إدارة الوثائق الوصول بسهولة إلى سجلات أعمالك وإدارتها. كما أنها توفر الوقت وتتيح لك التركيز بشكل أكبر على وظائف العمل المهمة. ومن المزايا الأخرى:

· إمكانية التوسع : يمكنك إضافة مستخدمين وميزات لدعم نمو الأعمال المعتمد على البيانات.

· الأمان : فقط الأشخاص الذين لديهم المستوى الصحيح من المصادقة يمكنهم الوصول إلى الوثائق الهامة.

· التعاون : باستخدام برنامج إدارة الوثائق، من السهل مشاركة الوثائق مع زملاء العمل على العديد من الأجهزة.

الكفاءة : تقوم بعض الأنظمة بتصنيف الوثائق تلقائيًا، وهو ما أفاد به 82% من العاملين بأنه سيفيدهم. كما تتضمن معظم البرامج ميزات بحث بالكلمات المفتاحية، ما يوفر عليك الوقت في البحث عن البيانات

 

كيفية إنشاء عملية إدارة الوثائق

الآن، لنلقِ نظرة على كيفية وضع ممارسات إدارة وثائق مناسبة للجهة التي تعمل بها. يجب عليك:

· إنشاء جدول مدد حفظ الوثائق

· إنشاء سياسات إدارة الوثائق

· إنشاء إجراء لإتلاف من الوثائق

 

1. إنشاء جدول مدد حفظ الوثائق

أولاً، يجب عليك تحديد مدد الاحتفاظ بالوثائق ضمن جدول زمني للاحتفاظ بها. يمكنك تحديد مدد الاحتفاظ بالوثائق من خلال تحليل احتياجات العمل أو المتطلبات القانونية. يجب أن تتضمن جداول الاحتفاظ بالوثائق ما يلي:

· ما هي المدة التي يجب عليك الاحتفاظ بها بأنواع مختلفة من الوثائق

· من يتولى الاحتفاظ بالوثائق الإلكترونية وتخزينها للسجلات الورقية؟

· كيفية التخلص من الوثائق

 

2. وضع سياسات إدارة الوثائق

بعد ذلك، يجب عليك وضع سياسات تُمكّن جميع موظفي الجهة من إدارة الوثائق. يجب أن تستند سياساتك إلى معيار المنظمة الدولية للمعايير (ISO) 15489 لإدارة الوثائق. يجب أن تتضمن سياساتك ما يلي

· من لديه حق الوصول إلى الوثائق وإلى متى؟

· إدارة المستندات الإلكترونية، بما في ذلك وضع العلامات وتتبع الوثائق

· من الذي يجب أن يتولى مراقبة وإدارة الوثائق؟

· إجراءات أمن البرمجيات، عندما تقوم بنقل الوثائق إلى تخزين خارج الموقع أو تدميرها.

3. وضع إجراء لإتلاف الوثائق

أخيرًا، يجب عليك تحديد كيفية إتلاف جهتك للسجلات الورقية وحذف الوثائق الرقمية. بالنسبة للسجلات الورقية:

· قرر كيفية تقطيع الوثائق (على سبيل المثال، داخليًا أو عبر شركة تقطيع)

· تأكد من أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم تدمير الوثائق

· توفير شهادة التدمير عند الحاجة

بالنسبة للسجلات الرقمية:

يجب حذف جميع نسخ السجل، بما في ذلك تلك الموجودة على محركات أقراص USB أو الأقراص المضغوطة أو أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف المحمولة. وكما هو الحال مع الوثائق الورقية، يجب التأكد من أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم حذف الوثائق

 

نظام "محفوظات"

هو أحد منتجات الشركة الوطنية لخدمة البيانات والحلول المتكاملة (داتا سيرف) والمطبق في أكثر من ... جهة حكومية في المملكة العربية السعودية. يتوافق نظام "محفوظات" مع معيار الأيزو 15489 كما يتوافق مع الدليل الإرشادي لكراسة شروط عقود تنظيم وثائق ومحفوظات الجهات الحكومية، الصادر عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

يتميز نظام "محفوظات" بمجموعة من الخصائص التي تساعد في إدارة الوثائق بفاعلية مثل:

 

1. توفير خدمات شاملة للأعمال الداخلية في مراكز الوثائق تشمل:

§ خدمة التقييم والنقل والإتلاف للوثائق بشكل آلي.

§ خدمات الإعارة والإطلاع والبث الآلي لأي وثيقة يحتاجها الموظف في أي وقت.

§ خدمات الترفيف الآلي للوثائق في الملفات الخاصة بها.

§ خدمة الوصول إلى الموقع المادي للوثيقة (الكابينة – الرف – الملف – ترتيب الوثيقة في الملف)

§ خدمات التحليل والإحصاء من خلال لوحات إحصائية مخصصة للإدارة والقيادات العليا (VIP)

§ خدمات تسجيل نشاط المُستخدمين وتفاعلهم على النظام لتتبع أي محاولات لتسريب الوثائق.

. دعم الفهرسة الآلية للوثائق بالترابط مع التعرف الضوئي (Arabic OCR) في استنباط البيانات وإدخالها في النظام وبدون تدخل بشري.

3. توفير تقنيات التصحيح الآلي للبيانات مما يوفر الوقت والجهد المال.

4. توفير خوادم ذكاء الأعمال (BI) تخدم آلاف المستخدمين في نفس الوقت بدون أي تأثير في عمل النظام.

5. الاعتماد على تقنيات حديثة في الذكاء الصناعي (OpenCV AI) لضمان جودة التعرف الضوئي (Tesseract OCR ) وتحسين جودة الصورة.

6. دعم عمليات بحث متقدمة في ملايين البيانات بسرعة هائلة (أجزاء من الثانية) مع دعم الأحرف المتشابهة في الرسم الإملائي العربي (أ،إ،آ، ا) بالاعتماد على مُحركات البحث المتطورة.

7. توفير إحصائيات ومؤشرات أداء مركز الوثائق والمحفوظات في شاشة واحدة على المتصفح أو الجوال من خلال لوحات العرض (Dashboard) للمسؤولين والقيادات العليا (VIP) في الجهة .

 

هل أنت مهتم بالحصول على مزيد من التفاصيل عن برنامج "محفوظات" ؟

يمكنك حجز موعد لاجتماع افتراضي لمناقشة احتياجاتك.

سجل بياناتك وستتلقى اتصالا من فريق العمل المسؤول عن البرنامج في أقرب وقت

 

احمد عبيد