إنشاء وتطوير مراكز الوثائق
بخبرة تزيد عن 25 عاما في مجال الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق، ومن خلال فريق من الخبراء والاستشاريين والمتخصصين، تساعد داتا سيرف الجهات الحكومية وشبه الحكومية في إنشاء أو تطوير مراكز الوثائق والمحفوظات، وذلك من خلال إجراء مجموعة من الدراسات ووضع مجموعة من أدوات العمل الأرشيفي التي تمثل خارطة طريق لإنشاء أو تطوير مراكز الوثائق والمحفوظات، وذلك لخلق بيئة عمل معيارية قبل تطبيق نظام لإدارة الوثائق، وقبل بدء التشغيل في أعمال الرقمنة والفهرسة والتصنيف. يتم ذلك وفقا للوائح والسياسات الوطنية المتعلقة بالوثائق، وفي ضوء أفضل الممارسات العالمية. وقد تبلورت نتائج ذلك في حصول بعض عملائنا على شهادة الأيزو 15489 الخاصة بإدارة الوثائق.
تشمل الخدمات الاستشارية لمراكز الوثائق والمحفوظات ما يلي:
01
دراسة الوضع الراهن وتحليل الفجوات
دراسة الوضع الراهن وتحليل الفجوات في منظومة إدارة الوثائق والمحفوظات بالجهة، لاكتشاف الثغرات وتحديدمواطن الضعف والقوة، واقتراح التحسينات.
02
خطة تصنيف الوثائق والمحفوظات
تتضمن هذه الوثيقة قوائم تصنيفات مقترحة لجميع وثائق الجهة، بناء على تحليل وظائف ونشاطات كل وحدة تنظيمية، ويتم ذلك من خلال مجموعة من ورش العمل والاجتماعات مع جميع إدارات الجهة.
03
قوائم مدد حفظ الوثائق التخصصية
يساعد فريق العمل الاستشاري الجهات الحكومية في إعداد قوائم مدد حفظ الوثائق التخصصية، وفقا للائحة "تقويم الوثائق" الصادرة عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وتجهيز هذه القوائم للاعتماد من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
04
أدلة السياسات والإجراءات لإدارة الوثائق والمحفوظات
مجموعة من السياسات والإجراءات المقترحة لإدارة وتنظيم الوثائق في الجهة، في ضوء حاجة العمل، حيث تتم الموائمة بين هذه السياسات وبين ما يوجد من سياسات أخرى بالجهة، وذلك بالتنسيق مع الإدارات المختصة في الجهة.
05
تجهيز مستودعات حفظ الوثائق وفقا للمواصفات المعيارية
دراسة الأماكن المقترحة بالجهات لإنشاء مستودع الوثائق والمحفوظات، وتقييمها وفقا للمعايير الوطنية والعالمية في هذا السياق، واقتراح التعديلات اللازمة والتصميم المناسب للمستودع.
يتم إعداد هذه الدراسات والأدوات من خلال نماذج مقننة لجمع المعلومات، بالإضافة إلى عقد ورش عمل واجتماعات مع مسئولي الإدارات المختلفة بكل جهة، لتحليل متطلبات جميع الإدارات واحتياجاتها العملية.