Blog & News
دليلك الشامل لاختيار نظام لإدارة الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية
Mahmoud Hegazy
1 minute read
مقدمة
تُنتج الجهات الحكومية وشبه الحكومية يوميًا كميات هائلة من البيانات والوثائق، سواءً كان ذلك في شكل ورقي أو رقمي. ولكن هل يمكن الوصول إلى جميع هذه الوثائق والمعلومات بسهولة وبسرعة في أي وقت؟
وفقا لمؤسسة IDC – المتخصصة في شؤون البيانات وتكنولوجيا المعلومات- يقضي الموظفون في البحث عن المعلومات، حوالي ساعتين ونصف يوميا أو ما يقرب من 30% من وقت الدوام اليومي. كما تشير بعض الدراسات إلى أن سوء إدارة الوثائق يقلل من إنتاجية المؤسسات بنسبة أكثر من ٢٠%. وربما هذا هو ما قصدته الكاتبة "باربارا همفل" بقولها عن الوثائق والأوراق - فيما عرف بقاعدة همفل- "إذا كنت لا تدري بوجودها لديك، أو كنت لا تستطيع أن تجدها، فهي بالتأكيد عديمة القيمة بالنسبة لك".
إذن ما هو الحل؟
Let our investment management team
Introducing
IMAGE LAYOUTS ADDON
تحتاج المؤسسات والجهات الحكومية إلى نظام إلكتروني لإدارة الوثائق لتتبع مستنداتها ووثائقها الهامة، مما يُعزز الإنتاجية ويضمن الالتزام باللوائح. ولكن هناك الكثير من الأمور التي يجب الاهتمام بها اقتناء نظام إلكتروني، حتى يكون استخدام النظام فعالا وذا جدوى.
في هذه المقالة، سنعرف ماذا يعني نظام إدارة الوثائق، وما هي أهميته، وكيفية إنشاء منظومة لإدارة الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية. فهيا نبدأ.
تحتاج المؤسسات والجهات الحكومية إلى نظام إلكتروني لإدارة الوثائق لتتبع مستنداتها ووثائقها الهامة، مما يُعزز الإنتاجية ويضمن الالتزام باللوائح. ولكن هناك الكثير من الأمور التي يجب الاهتمام بها اقتناء نظام إلكتروني، حتى يكون استخدام النظام فعالا وذا جدوى.
في هذه المقالة، سنعرف ماذا يعني نظام إدارة الوثائق، وما هي أهميته، وكيفية إنشاء منظومة لإدارة الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية. فهيا نبدأ.
ما هي الوثيقة؟
يظن البعض خطأ أن مفهوم الوثيقة يتعلق فقط بالوثائق الورقية، ولكن في الحقيقة، فإن "الوثيقة" هي "كل وعاء يحمل معلومة" سواء كان ذلك ورقة أو ملفا إلكترونيا أو شريط فيديو أو تسجيل صوتي أو خريطة أو رسما هندسيا أو صورة فوتوغرافية، ... إلى غير ذلك من أشكال الوثائق. هذا عن "الوثيقة" بوجه عام، ولكن عند الحديث عن العمل الإداري أو الحكومي، فتعرف الوثائق -حسب تعريف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات- بأنها أوعية المعلومات التي تنتجها أو تستقبلها الأجهزة الحكومية لأغراض معينة، ولا يزال العمل الرسمي في حاجة إليها، كالتقارير، ومحاضر الاجتماعات، ومذكرات العرض، وأوامر الصرف، والخطابات الصادرة أو الواردة، ورسائل البريد الإلكتروني، ... وغيرها.
- Lorem Ipsum generators on the tend to repeat.
- If you are going to use a passage.
- Lorem Ipsum generators on the tend to repeat.
- Lorem Ipsum generators on the tend to repeat.
- If you are going to use a passage.
We have covered many special events such as fireworks, fairs, parades, races, walks, awards ceremonies, fashion shows, sporting events, and even a memorial service.Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. vestibulum rhoncus, dolor eget viverra pretium, dolor ellus aliquet nunc,
ماذا تعني إدارة الوثائق؟
تعنى عملية إدارة الوثائق أو أرشفتها، إنشاء الوثائق وتجميعها وتنظيمها وصيانتها وإتاحتها، وفقا لاحتياجات المستفيدين المعروفة والمتوقعة، وذلك لضمان إمكانية الوصول إليها لدعم قرارات العمل، بما يتوافق مع التشريعات واللوائح، سواء كان ذلك يتم بشكل تقليدي (يدوي) أو إلكتروني.
ويعتبر التحدي الأساس في عملية إدارة الوثائق في أي جهة، هو معرفة ما يجب أرشفته، وأين، ومتى. ولكن للأسف لا تكون الإجابة عن هذه الأسئلة حاضرة دائما في كثير من الجهات، لذلك تفرض هذه الحقيقة تحديا كبيرا أمام المؤسسات بشأن ضرورة إدارة وثائقها وتنظيمها بشكل احترافي، ويزداد هذا التحدي في الجهات الحكومية، لما تختص به وثائقها من حساسية تتعلق بمصالح الدولة أكثر من مثيلاتها في المؤسسات الخاصة، وكذلك لما تتمتع به هذه الوثائق من قيمة تاريخية وبحثية محتملة، بعد انتهاء قيمتها الإدارية داخل الجهة.
لهذا كله، لا يجوز النظر إلى مسألة إدارة الوثائق كمسألة منفصلة عن إدارة الأعمال، بل يجب النظر إليها كمقوم أساسي يتيح للجهات الحكومية تحقيق أهدافها، فهذه الجهات لا يمكنها أداء أعمالها بطريقة فعالة بدون وثائق منظمة ومدارة بطريقة احترافية، وهذا ما توفره منظومة إدارة الوثائق والمحفوظات.
ما هو الفرق بين إدارة المستندات وإدارة الوثائق؟
يميز الخبراء بين نوعين من الوثائق، هما "المستندات" Document و"الوثائق" Records حيث أن لكل منهما طبيعة مختلفة وبالتالي طرق إدارة مختلفة. فتعرف "المستندات" بأنها وثائق غير نهائية، تستخدم للقيام بعمل ما زال قيد الإنجاز من قبل شخص أو عدة أشخاص. هذه المستندات لم تكتمل بعد، ويمكن أن تتواجد في عدة إصدارات Versions ولا تحمل دلالات أو إشارات تجعل منها وثيقة رسمية (مثل الأختام أو التواقيع أو التصديقات) وبالتالي فهي ليست ملزمة قانونا، ولكن بمجرد اعتماد هذه المستندات أو التصديق عليها، تتحول إلى وثائق نهائية Records وتكون لها حجية قانونية.
تتم معالجة هذه "المستندات" عن طريق نظم إدارة المستندات DMS التي تسمح بالتعديل عليها ومعالجتها وإتاحتها للعمل التعاوني.
أما الوثائق النهائية Records فهي الوثائق التي تنشئها جهة ما أو شخص ما، لإنجاز مهمة عمل معينة، أو بغرض تنفيذ التزامات (قانونية أو مالية أو إدارية .. إلخ) ويتم إنشاؤها واستلامها والحفاظ عليها كدليل Evidence لأنها وثائق عمل مكتملة الأركان، تحمل مكونات رسمية مثل الترويسة، والختم، والتوقيع، أو غير ذلك، مما يجعل منها دليلا معترفا به قانونا. وتتم معالجة "الوثائق" عن طريق نظم إدارة الوثائق RMS التي تحافظ عليها من التغيير أو التلاعب بها، وتضمن إتاحتها فقط للأشخاص المخول لهم الاطلاع عليها، وذلك طوال فترة حفظها حسب اللوائح المقررة.
وبناء على ذلك فالقاعدة أن كل "وثيقة" كانت في البداية "مستندا" ولكن ليس كل "مستند" يتحول إلى "وثيقة" وبالتالي لا تعد النماذج الفارغة، ومسودات العمل، والمراسلات الشخصية، والمذكرات الشخصية، ... إلخ من "الوثائق" وإنما هي من "المستندات". ويلخص الجول التالي بإيجاز الفرق بين المستندات والوثائق.